Специфика отдела пресс-службы

Для осуществления своих основных функций управление имеет право запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы (аналитические, справочные, статистические данные, материалы, содержащие результаты опросов общественного мнения) от структурных подразделений аппарата Администрации Читинской области, исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления муниципальных образований Читинской области.

Информационное, документационное, правовое, материально-техническое, транспортное обеспечение деятельности Управления, а также социально-бытовое обслуживание его работников осуществляет Управление делами Губернатора Читинской области и соответствующие подразделения Администрации Читинской области.

Рассмотрев функции работы пресс-службы, можно назвать конкретные направления деятельности начальника службы не только как посредника между организацией и СМИ, но и как связующее звено между руководством и специалистами:

1) поддерживая репутацию администрации, он способствует созданию условий для формирования духа единой команды, ведущего к росту индивидуальной производительности;

2) с помощью «public relations» выполняет функцию «системы раннего предупреждения» организации о неожиданных изменениях внутренней среды;

3) благодаря тем же «public relations» открывает перед организацией новые возможности, так как специалисты по связям с общественностью поддерживают намного более тесные контакты с ее внутренней средой, чем кто-либо другой из числа менеджеров;

4) помогает администрации выйти из кризисных ситуаций в отношениях между начальником управления и специалистами;

5) использует «public relations» в качестве действенного инструмента преодоления отрыва высшего руководства администрации от ее сотрудников;

6) ведая связями с общественностью, успешно содействует адаптации

сотрудников пресс-службы к изменениям, происходящим практически непрерывно;

7) будучи специалистом в области «public relations», реализует планы организации в социальной сфере, представляя ее публике как социально ответственный институт общества.

Коммуникации в сфере трудовых отношений предназначены для выполнения ряда задач и достижения конкретных целей. Особое значение имеют следующие:

1. Обеспечение межличностных коммуникаций. Опыт западного менеджмента говорит о том, что различного рода печатная информация играет значительную роль в достижении целей управления сотрудников. Однако она не в состоянии заменить личное общение. Развитие такого общения - задача «public relations».

2. Обеспечение успешного соперничества формальных коммуникаций с неформальными. Специалисты «public relations» достаточно успешно нейтрализуют каналы слухов, объясняя спорные вопросы, разъясняя права и т.д.

3. Улучшение информированности специалистов пресс-службы о политике руководства. Особое значение для специалистов имеет информация о социальных гарантиях, служебных продвижениях и уровне оплаты труда государственных служащих, предоставляемая внутрифирменными «public relations».

4. Организация обмена информацией между материнской и дочерней организациями. В ряде случаев между специалистами обеих организаций отношения складываются не просто. Специалисты пресс-службы способствуют их гармонизации, используя для этого свои возможности в области коммуникации.

5. Обеспечение специалистов информацией о деятельности руководства. В условиях, когда отдельные производства организации размещены в разных районах страны или мира, информация о деятельности центрального руководства приобретает особое значение для координации действий и мотивации сотрудников организации.