Внутрибанковские технология и документооборот по операциям, связанным с пластиковыми картами

В системе внутрибанковского документооброта по карточным операциям задействованы следующие структурные подразделения кредитной организации:

- подразделение операционного обслуживания клиентов, непосредственно контактирующая с физическими лицами и представителями организаций, изъявляющих желание стать держателем карты, либо уже являющимися таковыми.

- подразделение, выполняющее функцию эмиссии пластиковых карт (карточное подразделение), технологического сопровождения операций с ними и взаимодействия банка с другими участниками платежной системы.

- подразделение, отвечающее за экономическую безопасность банка, осуществляющее функции контроля состоятельности заемщиков и их соответствия требованиям, предъявляемым банками к своим клиентам.

- Подразделение бухгалтерии, отвечающее за своевременное и точное отражение операций с пластиковыми картами в бухгалтерском учете банка.

Структура внутрибанковского документооборота по операциям с пластиковыми картами обязана отвечать установленным нормативам в части сроков выпуска карт, но в то же время не должна быть чересчур упрощенной, не должно чрезмерно сокращаться время, необходимое для выполнения процедур, так как это напрямую влияет в том числе на качество проверки клиентов службами экономической безопасности банка. Это может достигаться полной алгоритмизацией и формализацией действий вовлеченных сотрудников и подразделений, позволяющий повысить прозрачность процедур и сократить временные затраты как при типовых операциях, так и при возникающих нестандартных ситуациях.

Рассмотрим общий порядок движения документов при типовых операциях, связанных с обслуживанием банком-эмитентом держателей его пластиковых карт. В общем случае, каждая конкретная схема документооборота разрабатывается банком исходя из особенностей его структурной организации, но в соответствии с правилами и нормами, установленными как законодательными и нормативными актами, так и политиками и нормативами платежежной системы банковских карт.

При обращении клиента – физического лица в отделение банка с заявлением о выпуске карты, операционный сотрудник банка проверяет самоличность (соответствие клиента документам, удостоверяющим его личность), правильность заполнения заявления на выпуск карты, контролирует полноту предоставленных документов и информации, формирует пакет документов, направляемый затем в службу безопасности для проверки состоятельности клиента и соответствия его требованиям, предъявляемым банком к своим клиентам. Также, сотрудник передает заявление карточному подразделению банка для инициирования процесса выпуска карты и совершает финансовые операции, необходимые для выпуска карты.

В случае обращения юридического лица с желанием стать клиентом системы расчетов с помощью пластиковых карт основные действия сотрудника операционного подразделения остаются таковыми же, как и при обслуживании физического лица, но за следующими исключениями: при уведомлении карточного подразделения о возникшей потребности в запуске процедуры выпуска карты, операционный сотрудник дожидается уведомления об открытии счета компании-налогоплательщику от карточного подразделения (или работающего с ним во взаимодействии подразделения бухгалтерии) и затем сообщает клиенту об этом факте. При необходимости выпуска дополнительных карт, этот этап выпадает из технологической цепочки, но в заявлении на выпуск карты, предоставляемой клиентом должен явно указываться номер счета.