Внутрибанковские технология и документооборот по операциям, связанным с пластиковыми картами

Факты приема заявления на выпуск карты и факты отправки соответствующих документов службе безопасности и карточному подразделению, операционным подразделениям рекомендуется фиксировать в установленной внутрибанковскими нормами управленческого учета документации – это позволит избежать в дальнейшем возможных задержек в прохождении документов, обусловленных их возможными задержками и утерей, также и облегчить последующий учет операций.

Сотрудник карточного подразделения банка, при поступлении полного пакета документов необходимых для выпуска карты и открытия счета, при поступлении благожелательного заключения о клиенте от службы безопасности, самостоятельно проводит оценку рисков, связанных с выпуском карты данному клиенту и, при нахождении риска в приемлемых границах, инициирует процесс выпуска карты и открытия счета (об открытии счета клиентам – юридическим лицам, первоначально уведомляется соответствующий налоговый орган и лишь после получения обратного уведомления о получении им сообщения об открытии счета, запускается процесс собственно выпуска карты). В случае отказа клиенту в выпуске карты, информирование клиента об этом факте и возврат поступивших от него средств производятся в установленном порядке.

По изготовлению карты, она, совместно с конвертом, содержащим PIN-код, пересылается в операционное подразделение банка принятым порядком – внутренней почтой банка либо организациями почтовой и специальной связи. Выдача поступившей карты и PIN-кода клиенту осуществляется операционным сотрудником после надлежащей проверки личности клиента (физического лица или представителя организации, действующего на основании доверенности), получающего ее.

Выпущенные карты, невостребованные клиентами, по истечении установленного срока с момента передачи в операционное подразделение, возвращаются в карточное подразделение, где производится их уничтожение, о чем составляется акт, подписываемый ответственным за уничтожение сотрудником карточного подразделения.

При необходимости перевыпуска срочной карты по истечении срока ее действия клиент оформляет заявление о продлении срока действия карты, при отсутствии со стороны банка претензий к держателю и наличии необходимых остатков на его счетах, проверяемого операционным сотрудником и пересылаемого в карточное подразделение. Дальнейшая процедура пересылки карты и выдачи ее клиенту аналогична ранее описанной.

Такая же процедура применяется и при досрочном первыпуске карты по инициативе клиента, потребность которого может быть вызвана сменой фамилии держателя, утерей или повреждением карты.

Сданные держателем банковские карты направляются операционным подразделением в карточное подразделение банка для их уничтожения, оформленного соответствующими актами.

Выписки по счетам клиентов формируются операционными подразделениями банка по требованию клиента за запрашиваемый период. Отчеты по операциям в разрезе корпоративных карт формируются операционными подразделениями банка по запросу компании-клиента. Данные процедуры производятся в соответствии с общими правилами по формированию выписок по счетам, принятой в кредитной организации.

Передача выписок клиенту, либо сотруднику компании-клиента, действующему на основании доверенности, производится сотрудником операционного подразделения после проверки всех необходимых документов, подтверждающих личность клиента или его представителя и право получения им данной отчетной формы.